Журнал Секретарское дело                                           Архив журнала Секретарское дело  Статьи и публикации по теме делопроизводство, секретарское дело  О журнале  Реклама в журнале Секретарское дело  Контакты 

                                         Ваши статьи и предложения отправляйте на адрес redactor@sekretarskoe-delo.ru




 


Что же такое презентация, для чего она и какой бывает?

Алиса Кочурова

Презентация — это не слайды! Слайды — это не презентация! Слайды — всего лишь иллюстративный материал к выступлению, презентации.

Слайды не существуют без презентации, а презентация без слайдов может обойтись. Вот такая существует истина.

Презентация – это, по сути, наброски речи, где отображается самое главное, помогая в выступлении вести один смысл.

Сейчас это не только незаменимый инструмент бизнеса на семинарах и конференциях, но и нынешние требования рынка и привередливого потребителя. Ведь так демонстративно и кратко рассказать о преимуществах чего-либо и показать их может только презентация. Главное, грамотно ее создать, и успех в выступлении в ваших руках.

Итак, презентации обычно делаются в программах PowerPoint либо в Impress, либо в Acrobat. Самый популярный и простой инструмент это, безусловно, PowerPoint офисного пакета Microsoft Office.

Формат PowerPoint позволяет интегрировать в презентацию видео и аудиофайлы, создавать примитивную анимацию на уровне «слайд шоу».

Выпуск Microsoft Office 2007 порадовал многих, и теперь все больше пользователей предпочитает изготавливать презентацию именно в PowerPoint 2007. И неудивительно, ведь кроме совершенно нового интерфейса, открываются другие возможности. Теперь основой программы является «Ribbon», что переводится как «Лента». «Лента» разделена на функциональные вкладки, каждая из которых имеет свое наименование.

Особенно примечательно, что выплывающие подсказки, которые появляются при наведении курсора, содержат не только название, но и полезную информацию о возможностях вкладки. По сути, перемещение по «Ленте» напоминает перемещение по вкладкам любого диалогового окна, что делает работу в PowerPoint легче и удобнее.

Пожалуй, наиболее революционной функцией программы можно назвать возможность сохранять презентации не только в формате PowerPoint, но и в PDF и XPS (Metro). XPS, анонсированный на WinHEC 2005 под названием Metro, представляет собой формат, подобный PDF, — отображает документы именно в том виде, в каком они были созданы, независимо от программного обеспечения компьютера. Это позволит смотреть презентацию в любом другом месте, не боясь зато, будет она воспроизводиться или нет.

Графические возможности нового PowerPoint будут значительно более высокого класса, чем в предыдущей версии. Появится возможность применения 3D-эффектов к объектам слайда. Также серьезно расширились наборы заранее прорисованных схем, таблиц и графиков. PowerPoint 2007 полностью поддерживает все предыдущие версии презентаций.

О самом главном

Теперь подробнее о самом процессе создания слайдов.
Презентация состоит из слайдов. Лучше всего придерживаться одного правила: один слайд – одна мысль. Убедительными бывают презентации, когда на одном слайде дается тезис и несколько его доказательств.

Профессионалы по разработке презентаций советуют использовать на слайде не более тридцати слов и пяти пунктов списка. Если на слайде идет список, его необходимо делать параллельным, имеется в виду, что первые слова в начале каждой строки должны стоять в одной и той же форме (падеже, роде, спряжении и т.д.). Обязательно необходимо осмысление целевых заголовков, размер шрифта – не менее 18 пт.

Обычно план содержания презентации выглядит так.
1. Титульный лист. Первый слайд содержит название презентации, ее автора, контактную информацию автора.
2. Содержание. Тут расписывается план презентации, основные разделы или вопросы, которые будут рассмотрены.
3. Заголовок раздела.
4. Краткая информация.

Пункты 3 и 4 повторяются сколько, сколько необходимо. Главное тут придерживаться концепции: тезис – аргументы – вывод.

5.   Резюме, выводы. Выводы должны быть выражены ясно и лаконично на отдельном слайде.
6. Спасибо за внимание. Здесь также обязательна Ваша контактная информация.

Важно учесть то, что нельзя написать на слайдах абсолютно все, что Вы будете говорить. Разместите на них только важные тезисы, термины, картинки, схемы, диаграммы, то есть все, что хорошо воспримется аудиторией.

Как это делать?
Подробнее рассмотрим, как все же изготавливаются слайды для презентаций, на примере программы PowerPoint. Сначала надо будет потрудиться над каждым слайдом отдельно. Для создания слайда используется обычный режим рабочего окна PowerPoint.

1. Типовые макеты слайда
Каждый раз, когда создается слайд, можно начать работу с чистого листа, либо с одного из типовых макетов, которые предлагает программа. Использование типового макета освобождает от некоторых рутинных операций при создании слайда. Но! Можно начать с пустого слайда (макет «Пустой слайд») и самостоятельно сформировать свою структуру слайда.

 2.   Размещение объектов на слайде
Основу слайда составляет набор двумерных плоскостей, ограниченных размером экрана (выбор делается путем настройки параметров страницы). Каждому элементу слайда соответствует своя плоскость. Таким образом, слайд представляет многослойную структуру, в которой количество слоев равно количеству объектов.  

Самый задний слой занимает фон.
Другие объекты слайда могут произвольно размещаться, а в дальнейшем перемещаться, по слоям, и в зависимости от этого будет определяться их видимость на слайде (объект может быть загорожен другим объектом, расположенным на переднем слое). В любой момент времени можно менять расположение объектов как в координатах плоскости, так и по глубине слоев.

 3.   Графические изображения в PowerPoint
Быстрое создание презентаций не предполагает рисование, поскольку это трудоемкий процесс и под силу не каждому. Но программа обладает большими возможностями по импорту и обработке уже созданных графических изображений. Прежде всего, это относится к векторным изображениям, которые могут легко модифицироваться и которые не теряют качество при масштабировании*.

Именно векторные изображения являются основой презентации, и все основные возможности программы PowerPoint в обработке изображений сконцентрированы на векторных изображениях.

Коллекция графических изображений векторного типа и специальная программа управления коллекцией включены в состав поставки PowerPoint.

4. Что можно делать с графическим изображением?
Векторное изображение можно создавать непосредственно в PowerPoint на основе примитивов. Кроме того, такое изображение можно строить на основе изображений коллекции, поставляемой в комплекте с программой PowerPoint, или получать путем импорта изображений, подготовленных в различных форматах, включая такие распространенные, как CorelDRAW (.cdr), Windows Metafile (.wmf), Computer Graphics Metafile (.cgm), AutoCAD (.dxf), Windows Enhanced Metafile (.emf).

Перечень основных возможностей PowerPoint по обработке векторных изображений:
• создание простейших графических примитивов: эллипсов, прямоугольников, стрелок, элементов блок-схем, выносок, соединительных линий и т.д.;
• масштабирование изображения;
• группирование изображений с целью формирования нового;
•  разгруппирование сложного изображения и его перегруппировка;
• корректировка простейших элементов изображения (линий, точек);
• изменение толщины линий;
• добавление к изображению эффекта трехмерности и тени;
• вращение и переворачивание изображения;
• выравнивание нескольких изображений на слайде относительно отдельной позиции;
• равномерное распределение нескольких изображений;
• раскраска и перекраска изображений;
• дублирование изображений.

5. Что можно делать с текстом?
Текст – один из основных элементов любого слайда. Его можно ввести через клавиатуру или импортировать из другого приложения, например из MS WORD. Создание текстового элемента и последующее изменение выполняется почти так же, как это делается в MS WORD.

В PowerPoint обеспечиваются следующие возможности работы с текстом:
• определение шрифта, начертания, размера, цвета и специальных параметров;
• определение интервалов между строками;
• определение отступов;
• выравнивание текста;
• вращение текста;
• формирование текста с графическими элементами;
• маркирование текста;
• использование позиций табуляции;
• обрамление текста рамкой;
• выравнивание нескольких текстовых элементов на слайде относительно выделенной позиции;
• равномерное распределение нескольких текстовых элементов;
• дублирование текстовых элементов;
• применение к текстовому элементу эффектов для графики.

6. Автофигура

Автофигура – графический примитив, представляющий собой комбинацию текста и графического изображения.

В составе набора графических примитивов PowerPoint имеются:
• линии;
• фигуры для блок-схем;
• выноски;
• звезды и ленты;
• стрелки;
• управляющие кнопки.

7. Как делается фон?
Фон часто является стратегическим элементом всей презентации. В отдельных случаях фон на слайде можно не создавать, но если он нужен, то к услугам разработчика предоставлены следующие возможности:

• залить фон нужным цветом;
• сделать фон в виде плавного перехода одного цвета в другой (часто такую раскраску называют «растяжкой цветов»);
• залить фон цветом и одноцветными изображениями-примитивами (например, линиями, клетками, кирпичиками и т.д.);
• сделать фон на основе заготовленной текстуры (небольших графических изображений, которые многократно повторяются, образуя фон);
• загрузить в качестве фона внешнее графическое изображение (например, фотографию).

 8.   Анимация объектов
В ходе демонстрации слайда абзацы маркированных списков, графические и текстовые элементы могут появляться все сразу либо последовательно. Это зависит от того, назначен ли объекту эффект анимации. Все объекты, которым не назначено ни одного эффекта (стационарные объекты, объекты декорации), появляются на слайде одновременно при его открытии. Затем последовательно появляются объекты, для которых установлены эффекты анимации. При этом появляющиеся в заданной последовательности объекты могут сопровождаться звуковыми эффектами.

Создание анимации на слайде включает несколько шагов:
• назначение анимационных эффектов для отдельных объектов;
• установление последовательности применения анимационных эффектов к объектам.

9. Управление анимацией
Для управления анимацией слайда служит панель «Настройка анимации». Она вызывается из меню Показ слайдов – Настройка анимации.

Эффекты анимации определяют способ появления объекта на слайде, перемещение объекта или выход объекта со слайда. Каждый из эффектов может сопровождаться звуковым рядом. Для текстового объекта можно задать режим появления или исчезновение текста целиком, или по абзацам, или по буквам.

Все эффекты определяются на панели «Настройка анимации». Здесь же определяется последовательность применения эффектов к объектам.

10. Эффекты анимации
К объектам могут быть применены различные эффекты анимации. В различных версиях программы PowerPoint наборы эффектов различаются. В PowerPoint 2003 используются эффекты входа (появления объекта на слайде), выхода (исчезновение объекта со слайда), выделения и перемещения. Такой набор эффектов позволяет строить сложные интерактивные слайды.

Эффекты входа делятся на:
• общие;
• простые;
• средние;
• сложные.

Оформление
Качественный дизайн презентации, в свою очередь, однозначно помогает выделиться среди других проектов. Профессиональный дизайн следует применять не только в подложке или заставке, но также и в остальных элементах (например, в таблицах, блок-схемах). Подбор точных цветов существенно влияет на восприятие презентации, достаточно распространенная ошибка – использование несочетаемых цветов. В Интернете достаточно сервисов, которые помогают провести тестирование сочетания цветов.

Презентацию нужно насыщать образами, однако если имеются графики, то их необходимо максимально упрощать.

Правильно, избегать двойных названий. Часто бывает, что есть название и у слайда, и у графика, лучше их совместить и оставить одно, чтобы аудиторию не запутывать. Много полезных советов о принципах построения диаграмм содержит книга Джина Желязны «Говори на языке диаграмм».

При верстке необходимо использовать образцы слайдов, это достаточно простой и понятный процесс, который презентацию сделает на порядок лучше. Анимация значительно оживляет слайды. Однако отрицательные движения элементов на слайде, конкретнее, направление «справа – налево», «сверху – вниз», противоестественны для человека и оказывают негативное влияние, правильнее задавать положительную динамику («слева – направо», «снизу – вверх»).

Таким образом, залогом создания успешного проекта являются: концепция, оптимизация и профессиональный дизайн. Необходимо учиться не только верстке в PowerPoint, что пропагандируют на большинстве тематических тренингов, а также непременно разработке, визуальной концепции и оптимизации слайдов. Факт: чрезмерное акцентирование внимания на оформление презентаций пагубно влияет на ее содержание и структуру.

В презентации должна быть отражена только суть излагаемого материала, основная масса информации находит отражение в дополнительных документах.

Новинки этого года
В современном мире информационных технологий многое быстро меняется, совершенствуется. Это касается и презентаций.
В этом году вышел довольно ожидаемый релиз Microsoft Office 2008 for Mac. В новом издании MS Office несколько изменился интерфейс, появились новые шаблоны и функции, поддержка Automator. Конечно же, улучшения коснулись и PowerPoint .

PowerPoint 2008 включает новую графическую функцию SmartArt, которая позволяет «одним кликом» превратить обычные слайды в профессионально выполненные иллюстрации.

Несколько необычной для пользователей Office 2008 for Mac будет возможность сохранять презентации, сделанные в PowerPoint, в память iPhone.

Для работы Office 2008 for Mac понадобится компьютер на базе Mac OS X версии 10.4.9 и выше, процессор PowerPC G4, G5 или Intel Core Duo, 512 МБ оперативной памяти и полтора гигабайта свободного места на жестком диске.

Чего ожидать?
Между тем, пользователям Microsoft Windows новинок долго не придется ждать, поскольку второй пакет сервисных обновлений Microsoft Office 2007 SP2 состоится уже в первом квартале 2009 года.

Какие изменения ожидаются в изготовлении презентаций? Это, прежде всего, добавление поддержки объектной модели для диаграмм и возможность проводить разгруппировку графики SmartArt,  и, в результате – возможность добавлять анимацию к ней в PowerPoint.

А что может помочь?

Сегодня существует несколько полезных программ, которые используются непосредственно во время демонстрации презентаций и облегчают весь интерфейс:

Event Generator

Небольшое бесплатное дополнение для создания презентации в Microsoft Office PowerPoint, которое позволит Вам создавать и настраивать события для презентации. Вы сможете задать: когда начать и закончить слайд-шоу, когда открыть презентацию и т.д.

MoveMe

Дополнение для Microsoft Office PowerPoint, которое позволит Вам передвигать любое изображение или объект на слайде во время презентации.

OfficeOne PowerShow

PowerShow – это небольшое встраиваемое в Microsoft Office PowerPoint дополнение, которое позволит Вам вести презентацию сразу на двух и более мониторах. Программа обеспечивает: показ 2-х разных презентаций на 2-х разных мониторах, демонстрацию широкоформатной презентации на нескольких мониторах, синхронное ведение презентации на двух мониторах, расположенных в разных местах и т.д.

OfficeOne Zoom

Небольшое дополнение для Microsoft Office PowerPoint, которое позволит Вам добавить увеличение всего слайда или части слайда. Достаточно зажать Ctrl+Alt+Z во время презентации для вызова меню.

Кроме того, сейчас много различных методик и учебников по правильному и эффективному созданию презентаций.

На заметку

Задумайтесь, если презентация нужна для рассылки по электронной почте, то не стоит ее делать больше 3,5 Мб. Дело в том, что при отправке происходит специальное кодирование, и размер письма увеличивается на 15 – 25%. Тогда письмо получится не более 5 Мб. А 5 Мб – это часто стандартное ограничение на размер писем в компаниях.

Тем не менее, большинство воспринимает PowerPoint как инструмент, автоматически создающий презентацию. Однако это серьезное заблуждение. При формировании любого презентационного проекта, вне зависимости от количества слайдов, необходимы: тщательное осмысление информации, вычленение из нее главных идей и логическая последовательность изложения материала.

Проблема недооценки программы PowerPoint в мире, в частности России, происходит от непонимания сложности разработки презентации. Существует миф, согласно которому презентацию перед выступлением можно подготовить за одну ночь. Разрушение такого стереотипа – серьезная задача маркетинговых отделов компаний.

Казалось бы, описанные в данной статье положительные факторы для создания презентаций, общеизвестны. Тем не менее, немногие стараются делать свои презентации таким образом, чтобы аудитории было ее комфортно смотреть, а ведь ориентирование на аудиторию, учет ее интересов и способностей восприятия материалов – залог успешного и эффективного выступления в целом.

Удачных Вам презентаций!







Камасутра для оратора - Радислав Гандапас




Яндекс цитирования    Поддержка сайта